Penulis: Totok Doyo Pamungkas, M.Eng
Bandung, 25 Juli 2019, Undangan workshop yang diadakan Universitas Pendidikan Indonesia pada tanggal 25 Juli 2019 lalu, merupakan salah satu agenda yang dimiliki UPI dalam rangka membentuk suatu forum antara unit-unit yang berada dalam kelembagaan UPI menjadi lebih terintegrasi dan mencapai interkoneksi yang solid sehingga harapannya forum yang dibentuk dapat memberikan feedback sejenis saran dan kritik yang dapat meningkatkan pelayanan dalam penguatan data/informasi yang terstruktur rapih dan bisa diakses secara terbatas oleh semua unit berdasarkan data/informasi yang diperlukan.
Gambar 1. Acara Workshop Pengelolaan Data dan Informasi Online untuk Mendukung Pemeringkatan Perguruan Tinggi
Undangan yang dihadiri oleh kurang lebih 100 undangan dari berbagai unit kelembagaan UPI baik sebagai pengelola website, administrator, tenaga kependidikan maupun dosen dan dari Departemen Pendidikan Geografi diwakili oleh Arif Ismail, M.Si dan Totok Doyo Pamungkas, M.Eng yang diselenggarakan di hotel Grand Mercure Jl. Dr. Setiabudi 269-275 Bandung.
Sebagai awal acara dimulai dengan sambutan oleh Prof. Dr. Aim Abdulkarim, M.Pd. dalam laporan pertanggungjawaban kegiatan ini memiliki catatan penting yaitu perlunya sebuah database yang terintegrasi dari masing-masing unit untuk penyampaian baik laporan tahunan UPI kepada Kemenristekditki maupun laporan berjalan dari bawahan terhadap pimpinan akademik. Catatan yang kedua yaitu problem website unit-unit hampir 85% tidak dapat diakses oleh calon civitas akademik seperti mahasiswa ataupun masyarakat yang memerlukan informasi seputar kampus dan pendaftaran mahasiswa baru agar dapat ditindaklanjuti. Kemudian deadline jadwal akreditasi universitas mulai bulan Oktober. Unit layanan terpadu masalah kerjasama dengan unit-unit lain seperti TIK, LPPM dll.
Acara berikutnya dilanjutkan oleh Prof. Dr. R. Asep Kadarohman, M.Si. selaku rektor UPI juga memberikan sambutan yang kedua menyampaikan catatan yang tidak kalah penting yaitu sistem informasi data agar dapat terintegrasi dan membantu dalam pekerjaan rutin yang terstruktur dan sistematis dalam penyampaian laporan-laporan. Dan problem yang menjadi pokok utama adalah banyaknya sistem yang ada di unit-unit tetapi tidak terintegrasi.
Diteruskan acara workshop ini dengan tema pemberdayaan teknologi informasi di perguruan tinggi oleh Prof. Wahyu Srigutomo, S.Si., M.Si., P.hd. (ITB) sebagai nara sumber dari luar UPI menyampaikan sharing sesion mengenai mekanisme manajemen sistem informasi dilingkungan ITB terhadap masing-masing unit secara sistematis dan terencana dengan baik jika memiliki standar operasional prosedur (SOP) dalam segala aktivitas yang berada dilingkungan kampus, misalkan dalam hal yang kecil ketika melakukan pembersihan toilet dan wastafel, juga pemotongan jenis tanaman disekitar kampus perlu prosedur yang dijalankan hanya orang-orang yang berkepentingan. Sistem informasi manajemen adalah untuk interkoneksi dan integrasi, mulai dari tahap perencanaan, pengadaan, pemanfaatan (sewa, pinjam, kerjasama), penamaan/pengamanan/pemeliharaan/kapitalisasi, penilaian, pemindahtanganan, pemusnahan dan penghapusan. Standar operasional prosedur mencakup inventarisasi, unit-unit kerja, sistem integrasi peta dan data seperti web sinetta-ITB yaitu kerjasama antara direktorat sarana dan prasarana dengan departemen Geodesi, pemanfaatan GIS untuk aset building/fisik, fasilitas, logistik, teknologi tepat guna untuk maintenance, pemetaan garis dan foto kampus baik 2D/3D secara online, integrasi data ruang untuk penataan ruang/denah gedung, 3D modeling dan terakhir untuk aplikasi monitoring ruang kampus.
Kemudian acara dilanjutkan kembali dengan presentasi Prof. Dr. Wawan Setiawan, M.Kom. mengenai pemeringkatan perguruan tinggi sebagai potret kinerja. Harapannya adalah kinerja lebih baik, otonomi lebih leluasa, akuntabilitas lebih baik, transparansi dan finansial kelembagaan lebih kuat dan lebih dewasa sebagai output kualitas suatu lembaga universitas baik dalam negeri seperti akreditas BAN-PT, kemenristekdikti dan luar negeri seperti Webometrik, 4ICU, dll. Adanya opini publik mengenai website UPI yang kurang menunjukkan bagian jati diri UPI secara keseluruhan membuat diri agar lebih intropeksi dan meningkatkan integrasi yang seragam antar unit dengan pusat. Oleh sebab itu perlu adanya kriteria yang perlu dibenahi seperti input (15%) meliputi tata kelola dosen, mahasiswa, mahasiswa asing dan dosen asing yang divalidasi oleh pimpinan fakultas, yang kedua adalah proses (25%) meliputi pembelajaran, administrasi akademik, keuangan, kerjasama dan akreditasi, yang ketiga adalah output (25%) meliputi kemahasiswaan, publikasi, riset, dan internasional. Dan yang terakhir adalah outcome (35%) meliputi inovasi, hak paten,sitasi, P2M, dan masa tunggu kelulusan. Beliau juga memberikan informasi mengenai adanya Blended Spot Learning dan pembelajaran daring di bulan September 2019 ini.
Gambar 2. Prestasi Peringkat UPI dari tahun 2015 – 2018
Perwakilan Divisi Sistem Informasi dan Layanan Data dan Informasi dari TIK juga hadir dalam acara workshop ini yang diwakili oleh Asep dkk, mengenai pengelolaan sistem informasi UPI secara online dan SIAK terintegrasi, sekaligus memberikan gambaran infrastrukstur TIK UPI dan pengelolaan web unit UPI. Wujud visi dan misi UPI terangkum dalam aktivitas utama yaitu perihal manajemen akademik, administrasi, kemahasiswaan, penelitian dan P2M, dan aktivitas pendukung yaitu manajemen SDM, keuangan, aset, dan fasilitas. Sistem SIAK yang menjadi tumpuan sumber informasi untuk semua unit-unit terkait. Menunjukkan pula adanya ICT governance dalam hal database prestasi mahasiswa, penerima beasiswa, dan kegiatan kemahasiswaan yang selama ini belum pernah dilakukan atau belum terintegrasi. Fasilitas aplikasi berbasis web memudahkan untuk para dosen dan mahasiswa dalam portal sistem UPI seperti SIAKKU, SIDIMAS dan SISTER. Beliau juga memberikan instruksi dalam integrasi layanan data dan informasi agar pertukaran data antarunit bisa lebih transparan, pengelolaan informasi tiap unit lebih mudah, integrasi data yang berkualitas untuk pengambilan keputusan secara benar dan akurat. Dengan solusi TOP-DOWN (yaitu data dan informasi tersaji baik defenisi, relasi, dan hak akses bagi pihak yang terkait dari pusat ke unit lembaga) dan BOTTOM-UP (siklus data, tahap informasi data, mekanisme pertukaran data/informasi, teknologi yang mutakhir Sistem Informasi untuk pengelolaan data di unit, dan hambatan-hambatannya seperti persepsi sistem yang mudah, pengembangan dan pemeliharaan).
Dengan berakhirnya acara workshop sebagai rencana aksi nantinya akan dibentuk wadah sekaligus forum yang bisa menjembatani antar unit dengan unit maupun pusat dengan unitnya dengan memberikan feedback secara langsung maupun tidak langsung untuk ditanggapi dalam mengatasi problematika/ miss-komunikasi antar pengelola web unit dan administrator di seputar informasi/data. Artinya perlu integrasi sistem informasi data kelembagaan di unit-unit lingkungan UPI yang baik untuk menjadi universitas yang berkualitas, unggul baik ditingkat nasional maupun dunia internasional.