Penulis: Zahra Putri Nabilah (2109407) & Vanesa Titatania (2107715)
Editor: Graceldha Naoko Limartha (2008671)
Doc. Penulis
Evaluasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk menilai dan mengukur kinerja kepengurusan dalam suatu organisasi dengan membandingkan kinerja kepengurusan sebelumnya. Evaluasi bertujuan untuk mengumpulkan data, serta membandingkannya dengan tujuan yang ingin dicapai, sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada periode kepengurusan selanjutnya. Evaluasi penting dilakukan, untuk mengetahui sejauh mana organisasi tersebut telah efektif dan efisien dalam melakukan perubahan kearah yang lebih baik lagi. Hasil dari evaluasi dapat digunakan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan organisasi. Selain itu, di akhir kepengurusan ini perlu adanya peningkatan baik dari segi kinerja maupun motivasi pengurus. Hal tersebut dapat ditingkatkan dengan kegiatan “Upgrading”. Upgrading merupakan sebuah kegiatan pelatihan peningkatan mutu, kinerja, motivasi, pengetahuan dan ilmu berorganisasi juga sebagai program penutup dari BEM HMPG periode 2022/2023. Tujuan kegiatan ini untuk memberikan motivasi, membangun semangat untuk kepengurusan selanjutnya, dan memberikan apresiasi bagi kepengurusan periode kali ini. Dengan dilaksanakan kegiatan Upgrading di akhir kepengurusan ini diharapkan dapat mempertahankan dan menstabilkan kinerja kepengurusan BEM HMPG FPIPS periode berikutnya. Karena BEM HMPG FPIPS UPI telah melalui kepengurusan sampai akhir periode, maka pada tanggal 24-26 Februari 2023 diadakanlah Evaluasi Himpunan II X Upragding II.
Kegiatan Evaluasi Himpunan II X Upragding II pada kali ini mengambil tema “Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Kinerja Kepengurusan BEM HMPG melalui Kebersamaan untuk Mewujudkan Kualitas Pengurus yang Lebih Optimal.” karena kegiatan ini diharapkan memunculkan keterbukaan antar anggota sehingga hubungan pun terjalin tanpa adanya batasan dan memberikan motivasi, membangun semangat untuk kepengurusan berikutnya. Kegiatan ini pun wajib dihadiri oleh pengurus DPM, pengurus BEM, dan Jantera.
Pada hari pertama yaitu Sabtu, 24 Februari 2023, Evaluasi Himpunan II dimulai pukul 19.45 WIB. Kegiatan di awali oleh pembukaan dari MC, kemudian dilanjut dengan sambutan dari Ketua DPM, Ketua BEM HMPG, dan Ketua Pelaksana. Setelah pembukaan, MC memberikan jalannya kegiatan untuk memandu agenda laporan, evaluasi, dan sesi diskusinya kepada Moderator 1. Diawali dengan memandu agenda Laporan DPM Umum, di mana DPM memaparkan kegiatan yang sudah terlaksana, progress, hambatan dari Ketua DPM, Sekretaris DPM, Komisi A hingga C. Dilanjut dengan Laporan DPM pengawasan.
Doc. Penulis
Kemudian, pemaparan laporan jantera, di mana Jantera memaparkan kkegiatan yang sudah dan belum terlaksana, progress dan hambatan secara umum dan khusus dari Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Per-Bidangnya. Dilanjut dengan pemaparan hasil Monitoring dan Evaluasi Litbang dari bulan Juni hingga Januari oleh Ketua Biro Litbang.
Pada hari kedua yaitu pada tanggal 25 Februari 2023. Kegiatan evaluasi himpunan II X Upragding II dimulai pukul 08.00 Kegiatan dibuka oleh MC terlebih dahulu, kemudian dilanjutkan oleh Moderator 2. Melanjutkan agenda yang tertunda yaitu pemaparan evaluasi ketua BEM dan Wakil BEM HMPG yang memaparkan visi dan misi, tugas dan wewenang (apakah sudah terlaksana atau belum), Kendala selama 1 periode kepengurusan secara umum dan khusus (Kabem dan Wakabem). Serta Apresiasi untuk pengurus BEM HMPG periode 2022/2023.
Kemudian dilanjut dengan pemaparan dari Evaluasi Sekretaris dan Bendahara umum yang memaparkan masalah secara umum dan progres. Setelah itu ada ice breaking yaitu game “jangan lupakan orang ketiga”. Kemudian, agenda ditunda untuk ISOMA terlebih dahulu karena sudah memasuki dzuhur. Kegiatan dilanjutkan oleh Moderator 2. Dilanjut dengan 4 Departemen. Untuk pemaparan departemen tidak tampil beurutan, tetapi di acak menggunaan spinner. Departemen yang mendapat urutan tampil pertama adalah Departemen Minat dan bakat, lalu yang kedua adalah Departemen Kerohanian. Ketiga Departemen Pendidikan dan yang terakhir adalah Departemen lingkungan hidup. Kemudian, hari pertama pun selesai.
Doc. Penulis
Dilanjut hari ketiga yaitu hari terakhir Minggu, 26 Februari 2023. Sama seperti hari kedua, kegiatan Evaluasi Himpunan II X Uprading II dimulai pukul 08.00 WIB. Kegiatan dibuka oleh MC terlebih dahulu, kemudian dilanjutkan oleh Moderator 1. Melanjutkan agenda yang tertunda yaitu pemaparan evaluasi 2 departemen. Departemen yang mendapatkan tampil pertama yaitu departemen sosial politik dan departemen PSDO. Di mana setiap departemen memaparkan tindak Lanjut dari Evaluasi Himpunan I (Treatment terhadap Permasalahan Setengah Periode Lalu dan Output Treatmentnya), permasalahan keanggotaan secara umum selama satu periode kepengurusan.
Doc. Penulis
Agenda selanjutnya adalah sesi QnA dilanjut dengan awarding yang dipandu MC untuk Staff Of The Year (SOTY) selama akhir kepengurusan. Kemudian dilanjut penayangan video persembahan selama satu kepengurusan di HMPG. Setelah itu ada pembekelan dari Ketua dan Wakil Ketua BEM HMPG untuk Angkatan 2021 yang akan melanjutkan kepengurusan berikutnya dan dilanjutkan dengan games aplod berhadiah. Kemudian tukar kado sesama pengurus sebagai tanda kenangan. Setelah itu sesi foto bersama, kegiatan pun diakhiri dengan penutupan oleh MC dan doa.
Doc. Penulis